Vi söker två stadsbyggnadskoordinator till Vaxholms stad

Som anställd inom stadsbyggnadsförvaltningen påverkar du utvecklingen i en attraktiv skärgårdskommun. Tillsammans ansvarar vi för allt inom stadsbyggnadsområdet, exempelvis från att bedriva bibliotek, underhålla gator, bygga nya skolor och att se till att de kommunala utomhusbaden fungerar bra till att planera för nya bostadsområden, ge bygglov till nya bostäder och verka för bättre kollektivtrafik. Här ges du goda möjligheter att utvecklas i din roll samtidigt som du har närhet och stöd av kollegor och chefer.

Beskrivning

Stadsbyggnadsförvaltningen utvecklar och vårdar natur, kultur och byggd miljö i Vaxholm. Vi ansvarar för allt inom stadsbyggnadsområdet; från att bedriva bibliotek, underhålla gator och bygga nya skolor till att planera för nya bostadsområden och ge bygglov och startbesked till nya byggnader. Även frågor kring trafik, kultur och fritid ryms inom förvaltningen.

Förvaltningen består av sju enheter; bygglovsenheten, plan- och exploateringsenheten, stora projekt, fastighetsenheten, enheten för allmän plats, biblioteket och staben. Totalt arbetar cirka 60 personer på stadsbyggnadsförvaltningen.

Arbetsuppgifter

Som stadsbyggnadskoordinator har du en central roll i att stödja och utveckla förvaltningens administrativa processer. Din roll är att samordna enhetens administrativa processer, säkra rutiner och stötta handläggarna i sitt arbete. Målet är att utveckla kvalitet, struktur och service inom stadsbyggnadsförvaltningens verksamhetsområden. Arbetet innebär också mycket rent operativt administrativt arbete och du behöver kunna prioritera och skifta fokus under arbetsdagen efter verksamhetens behov. 

Rollen är varierad och innebär ett stort eget ansvar för att säkerställa effektiva arbetssätt och en rättssäker hantering av information och ärenden. Du är en viktig funktion i kontakten mellan verksamheten, medborgare och andra aktörer.

Hela Vaxholms stad står nu inför ett större skifte av digitala system och arbetssätt, ett arbete som du tillsammans med övriga koordinatorer kommer att ansvara för. Det innebär nuläges analyser, behovsinventeringar och nära samarbete med digitaliseringsstrateg för att genomföra digitalisering och effektivisering. 

Exempel på arbetsuppgifter

• Ta fram statistik och uppföljningar  kopplat till förvaltningens verksamheter och tillsammans med övriga medarbetare analysera dessa
• Utveckling och effektivisering av administrativa rutiner och arbetssätt
• Svara och hantera förvaltningens funktionsbrevlådor och inkommande/utgående post
• Stödja verksamheten i ärendehanteringsprocesser
• Diarieföra handlingar och säkerställa korrekt diarieföring, dokumenthantering samt arkivarbete
• Hantera utlämnande av offentliga handlingar enligt gällande lagstiftning.
• Ansvara för fakturahantering och administrativa ekonomirutiner.

Kvalifikationer

Vi söker dig med minst några års erfarenhet från liknande arbetsuppgifter där du har effektiviserat och digitaliserat administrativa flöden. 

Vi söker dig med eftergymnasial utbildning med inriktning administration/digitalisering, exempelvis KY utbildning. Universitetsutbildning är meriterande men inte ett krav. 

Du har en hög digital mognad och är van att arbeta i olika digitala system samt i Officepaketet, särskilt i Microsoft 365-miljö. Kunskap om och vana av GRPR och arkivering är ett krav. 

Du har förmåga att snabbt skapa överblick, prioritera och anpassa det dagliga arbetet efter aktuella verksamhetsbehov. Vidare har du ett lösningsfokuserat förhållningssätt, du är noggrann, flexibel samt serviceinriktad.  

Du trivs i en roll där du får ta eget ansvar, skapa struktur och bidra till verksamhetens utveckling och ett positivt arbetsklimat

För arbetet krävs att du uttrycker dig mycket väl på svenska i tal och skrift. Du är tydlig och professionell i din kommunikation och har en god serviceförmåga i kontakten med medborgare, företagare samt interna och externa aktörer. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Meriterande är:

• Arbete inom stadsbyggnadsförvaltning eller liknande verksamhet
• Erfarenhet av diariesystem, exempelvis Evolution eller Castor
• Kunskap om diarieföring och offentlighetsprincipen 

Villkor

Slutkandidater genomgår en bakgrundskontroll.

Vaxholms stad är en kulturell och naturskön stad med goda möjligheter till friluftsliv.

Du erbjuds bra anställningsförmåner utifrån vårt kollektivavtal samt därutöver ett generöst arbetstidsavtal, kompetensutveckling, viss möjlighet till distansarbete, friskvårdstimme, friskvårdsbidrag, hälsoaktiviteter och möjlighet till semesterväxling och löneväxling.

Välkommen till oss!

Hos oss får du en varierad och ansvarsfull roll där du är med och bidrar till en välfungerande och rättssäker samhällsbyggnadsprocess.

Som anställd i Vaxholms stad kan du komma att bli krigsplacerad i staden.

Vaxholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en allmän handling enligt offentlighetsprincipen, vilket innebär att dina ansökningshandlingar kan begäras ut.

Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du kunna uppvisa ett giltigt uppehåll-/arbetstillstånd eller kunna styrka att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Om Vaxholm

Vaxholms stad är en skärgårdskommun med 12 000 invånare och stora naturområden inom gång- och cykelavstånd. Varje år har Vaxholm nära en miljon besökare Vaxholm. Enligt undersökningar är Vaxholm länets tryggaste kommun.

En utvecklad kollektivtrafik med goda buss- och båtförbindelser möjliggör god och naturskön pendling från centrala Stockholm och närliggande orter.

Inom kommunens verksamheter är vi idag ca 500 tillsvidareanställda som jobbar med våra invånares, näringsidkares och medarbetares bästa för ögonen utifrån våra värdeord Samspel, Engagemang och Respekt – SER.