Office Manager / Projektassistent till Ragn-Sells, Stockholm

Vi söker nu en strukturerad och lösningsorienterad office Manager / projektassistent till Ragn-Sells. I rollen blir du en viktig del av teamet, arbetar nära projektledningen och fungerar som en central koordinator som bidrar med struktur i projektet och på kontoret.

Om tjänsten

Vår kund Ragn-Sells söker nu en nyckelperson som stöttar projektledaren under implementeringen av Ragn-Sells nya ERP-system. Du arbetar tätt tillsammans med projektledningen och fungerar som en viktig länk mellan projektteamet, projektplaneringen och den övriga linjeorganisationen. Eftersom projektteamet består av cirka 70 personer från hela världen är arbetsmiljön internationell och engelska används som huvudsakligt arbetsspråk i både tal och skrift.

Rollen är en kombinerad tjänst som projektassistent och office Manager, där arbetsuppgifterna fördelas ungefär 50/50 mellan de två ansvarsområdena. Som projektassistent stöttar du projektledaren med projektuppföljning, administration, tidplaner, ekonomi och rapportering. Som office Manager ansvarar du för att projektkontoret i Sollentuna fungerar smidigt, vilket bland annat innefattar kontorsadministration, inköp och samordning av möten och workshops.

• Plats: Häggvik/ Sollentuna, Stockholm
• Startdatum: Mitten av januari 2027
• Omfattning: Heltid (38 timmar/vecka),
• Omfatting: Uppdraget sträcker sig under hela 2027 med god chans till förlängning

Arbetsuppgifter

Rollen innebär en kombination av kontorsdrift (Office Assistant) och projektstöd (Projektassistent):

• Arbeta nära projektledaren för att stödja styrning, koordinering och genomförande av projektets mål och milstolpar.
• Ta fram, uppdatera och underhålla projektdokumentation, tidplaner, statusrapporter och PowerPoint-presentationer på ledningsnivå.
• Planera, boka och administrera möten och workshops samt skriva och distribuera mötesprotokoll.
• Ansvara för att projektkontoret i Sollentuna är välorganiserat och trivsamt, inklusive beställning av kontorsmaterial, kaffe, mat samt sedvanliga kontorsgöromål som exempelvis plocka ur diskmaskinen.

Vi söker dig som har

• Avslutad gymnasieutbilning med fördel inom ekonomi
• Erfarenhet av projektadministration eller projektkoordinering
• Mycket goda kunskaper i MS Office-verktyg, särskilt Excel, Word och PowerPoint
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
• God förmåga att strukturera, planera och prioritera arbetsuppgifter
• Erfarenhet av att sammanställa rapporter och presentationer på ledningsnivå

Det är meriterande om du har

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, företagsekonomi eller motsvarande
• Erfarenhet av att arbeta i internationella projektmiljöer

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Stresstolerant
• Ordningsam
• Ansvarstagande

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.