Administratör till Stenhagens äldreboende, Uppsala

Välkommen till vård- och omsorgsförvaltningen. Vi arbetar med stöd och vård till äldre och till personer med funktionsnedsättning. Målet är att de ska kunna leva ett så aktivt och självständigt liv som möjligt. Vård- och omsorgsförvaltningen är en av Sveriges största arbetsgivare inom kommunal vård och omsorg. Här arbetar cirka 7 500 medarbetare utifrån vår värdegrund – göra skillnad, arbeta tillsammans och välkomna nyskapande. Hos oss finns stora möjligheter att ta eget ansvar, utvecklas och bidra med sin kompetens. Vi strävar mot en organisationskultur med en tilltro till varandra och en stolthet över verksamheten. Mer information om hur det är att arbeta i Uppsala kommun hittar du på https://www.uppsala.se/jobb/vard-halsa-omsorg/ Inom vård- och omsorgsförvaltningen har vi heltid som norm. Det innebär att alla tillsvidareanställda medarbetare i grunden har en heltidsanställning. Vid en eventuell intervju ges mer information om vad det innebär i denna tjänst. Undantagna från heltid som norm är personliga assistenter. 2 plats(er).

Om rollen 

Vill du ha en central roll där du får vara med och skapa struktur, samordning och goda förutsättningar för verksamheten varje dag? Som administratör på Stenhagen är du verksamhetschefens närmaste stöd och en viktig del av den dagliga driften. Du arbetar nära chef, teamombud och omvårdnadspersonal och har stor möjlighet att planera och strukturera ditt eget arbete.

Beskrivning av arbetsuppgifter 

I rollen ansvarar du för ett brett administrativt stöd och arbetar med bland annat bemanning, personaladministration, ekonomi och samordning av boendets verksamhet. 

Bemanning och schema 

• Ansvara för daglig vikarieanskaffning vid kort- och långtidsfrånvaro.
• Stödja verksamhetschef och teamombud i schemaläggning och bemanningsplanering för dag-, kväll-, natt- och helgbemanning.
• Följa upp att bemanningen sker enligt budget, verksamhetens behov och gällande kollektivavtal.

Personaladministration

• Följa upp att medarbetare genomför obligatoriska utbildningar och kompetensinsatser.
• Förbereda och samordna introduktion för nyanställda och vikarier, såsom beställning av material och inbokning av introduktionspass. 

Boendekedjan

• Samordna inflyttningar och utflyttningar.
• Hantera lediga platser och administrera boendekedjan.
• Samverka med biståndshandläggare och andra interna och externa samarbetspartners.

Ekonomi och inköp

• Hantera fakturor och kontering.
• Ansvara för beställningar av material, utrustning, förbrukningsvaror och andra inköp utifrån verksamhetens behov.

Administrativt stöd och dokumentation

• Boka möten, förbereda arbetsplatsträffar (APT) och föra minnesanteckningar.
• Stödja verksamhetschefen i olika administrativa arbetsuppgifter.

Service och samverkan

• Ta emot besökare samt hantera inkommande telefon- och e-postärenden.
• Ansvara för felanmälningar och kontakter med fastighetsägare.
• Samverka med olika funktioner inom förvaltningen.

I arbetet använder du kommunens verksamhetssystem för bland annat schema, bemanning, lön och ekonomi.

Kvalifikationer

• Gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Erfarenhet av administrativt arbete med personal- eller bemanningsfrågor
• God kunskaper i Svenska i tal och skrift
• Mycket god datorvana samt erfarenhet av att arbeta i verksamhetssystem, exempelvis Heroma, Lifecare, TimeCare, Unit4 eller liknande system

Du tar ansvar för din uppgift och strukturerar själv upp ditt angreppssätt. Du driver dina processer vidare.

Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.

Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du sätter upp och håller tidsramar. 

Löneform: Månadslön. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Enligt överenskommelse .